Ambtelijk Secretaris na OR-verkiezingen

En dan realiseer je je opeens: als ambtelijk secretaris heb ik een nieuwe baas.

Hiërarchisch blijft HR of de directie je leidinggevende, maar functioneel (in de dagelijkse praktijk) is de OR degene die jouw werk aanstuurt. En die OR delegeert die aansturing vaak, impliciet of expliciet, aan de voorzitter.

Zeker als de OR een nieuwe voorzitter kiest, heb je dus in de praktijk een nieuwe baas na de OR-verkiezingen. Een baas die je kan overvragen of, minstens zo frustrerend, juist kan onderbenutten.

Een baas die je kan overvragen of, minstens zo frustrerend, juist kan onderbenutten. In dat laatste geval ben je opeens alleen nog typist en word je gevraagd geen informele gesprekken met directieleden meer aan te knopen. Of er wordt juist van je verwacht dat je de OR influistert welke standpunten hij moet innemen en dat jij de bestuurder alvast vóórbewerkt om OR-adviezen over te nemen.

Hoe ervaar je je nieuwe leidinggevende? Hoe gaan jullie met elkaar om?

We spreken hier van hercontracteren. Op papier blijft alles bij het contract dat je ooit tekende, maar in de praktijk moeten de nieuwe OR, de voorzitter en jij elkaar opnieuw zien te vinden.

Technisch gezien is het eenvoudig: communiceer je wensen en mogelijkheden en leg die naast die van de OR.

Als je plotseling wordt overvraagd, geef dan aan waartoe je in staat bent en welke ondersteuning of opleiding je nodig hebt om verder te komen. Onderhandel ook of bij een taakverzwaring een hogere inschaling hoort en of dit meer uren vergt.

Word je onderbenut, ga dan niet automatisch akkoord met minder uren en geef vooral ook aan dat je de OR meer te bieden hebt.

Frustratie en bore-out door onderbenutting liggen net zo goed op de loer als stress en burn-out door overvraging.

In de praktijk kan dat hercontracteren lastig zijn. Het gaat tenslotte om de relatie met je nieuwe baas. Je kent hem of haar misschien nog niet goed en je wilt boven alles prettig samenwerken. Tegelijk heeft die ander misschien weinig tijd om jou echt te leren kennen en waarderen. Vraag daarom wel om de tijd en aandacht die nodig zijn om op elkaar af te stemmen. Dat dient het belang van beide partijen.

Nieuwe OR-leden moeten bij aanvang van hun zittingsperiode onderlinge verwachtingen afstemmen. Dat geldt net zo goed voor de relatie tussen OR en ambtelijk secretaris. Luister daarbij naar je eigen ongemak en neem jezelf serieus. Als je twijfelt, maar nog niet goed weet wat je ervan vindt of wat je ermee wilt, kan het prettig zijn om je hart te luchten bij vrienden of in gesprek te gaan met een coach.

Ga wandelen of sporten als dat je helpt, niet om irritatie weg te drukken, maar juist om beter te horen wat het je zegt. Stap vervolgens naar de OR (je functionele leidinggevende) als er zaken zijn die je graag anders wilt of wilt ophelderen.

In de praktijk kan dat hercontracteren lastig zijn. Het gaat tenslotte om de relatie met je nieuwe baas. Je kent hem of haar misschien nog niet goed en je wilt boven alles prettig samenwerken.

Tegelijk heeft die ander misschien weinig tijd om jou echt te leren kennen en waarderen. Vraag daarom wel om de tijd en aandacht die nodig zijn om op elkaar af te stemmen. Dat dient het belang van beide partijen.

Nieuwe OR-leden moeten bij aanvang van hun zittingsperiode onderlinge verwachtingen afstemmen. Dat geldt net zo goed voor de relatie tussen OR en ambtelijk secretaris.

Luister daarbij naar je eigen ongemak en neem jezelf serieus. Als je twijfelt, maar nog niet goed weet wat je ervan vindt of wat je ermee wilt, kan het prettig zijn om je hart te luchten bij vrienden of in gesprek te gaan met een coach.

Ga wandelen of sporten als dat je helpt. Niet om irritatie weg te drukken, maar juist om beter te horen wat het je zegt.

Stap vervolgens naar de OR ( je functionele leidinggevende) als er zaken zijn die je graag anders wilt of wilt ophelderen.

Als Atim hebben we ook een waarschuwing: stap niet te snel naar je hiërarchisch leidinggevende, althans niet in de hoop dat die zaken voor jou zal fixen.

Als je in dienst bent, is je hiërarchisch leidinggevende degene die jou beoordeelt. Dat is de partij die jou gecontracteerd en eventueel gedetacheerd heeft en met wie je via je contract basisafspraken maakte over functie, taken en de bedoeling van je inzet.

Maar verwacht geen wonderen van een eventuele interventie door hem of haar. Dat is alsof je de ene ouder mobiliseert om de andere ouder toe te spreken.

Als de medezeggenschap goed loopt, respecteert de organisatie de vrijheid en onafhankelijkheid van de OR en zal zij dus niets opleggen. Als de verhoudingen minder gezond zijn, kan HR of de directie misschien wel een visie doordrukken op jouw inzet, maar dat zet vaak kwaad bloed bij de OR.

De uitdaging van de ambitieuze ambtelijk secretaris is precies dezelfde als de uitdaging van de ambitieuze OR — of van de ambitieuze OR-trainer.

Kun je volledig accepteren dat die ander aan het stuur zit en dus bepaalt hoeveel hij of zij van jouw input gebruikt?

Probeer niet om je ambitieniveau te verlagen, maar accepteer wel dat jij niet verantwoordelijk bent en dat je geen controle hebt over wat die ander met je visie, capaciteiten en adviezen doet.

Doorgaans zal de OR meer open staan voor je wensen en inbreng, wanneer je de vrijheid van de OR respecteert, dan wanneer je deze probeert te dwingen.

Ruim vóór OR-verkiezingen is het verstandig om de afspraken over jouw inzet als ambtelijk secretaris nog eens na te lopen en waar nodig aan te scherpen.

Een nieuwe OR of OR-voorzitter kan daar later verandering in voorstellen, maar dan heb je in elk geval een actueel ankerpunt.

Wil je als ambtelijk secretaris verder groeien in je rol en je ontwikkeling verdiepen, bekijk dan ook de leergangen voor ambtelijk secretarissen van Atim.