Leden van onze helpdesk Atim Paraat kunnen onbeperkt juridische, organisatorische of andere expliciete vragen aan onze adviseurs stellen. Op deze pagina zie je een selectie vragen over het contact tussen de ondernemingsraad en de achterban met uiteraard ons antwoord.
Je kunt stellen dat je als OR-lid over alles wat met de bestuurder is besproken mag communiceren tenzij de bestuurder je geheimhouding heeft opgelegd of tenzij je kunt veronderstellen dat iets een vertrouwelijk karakter heeft. Zo is het beschreven in Art. 20 uit de Wet op de ondernemingsraden. Het zinnetje ‘tenzij je kunt veronderstellen dat iets een vertrouwelijk karakter heeft’ is helaas voor interpretatie vatbaar. Onze tip is daarom om in geval van twijfel even na te vragen bij de bestuurder of iets onder de geheimhouding valt.
Maar….. ook als iets niet onder de geheimhouding valt, kan het verstandig zijn om even af te stemmen wat je naar buiten brengt. Het komt de eenheid binnen de OR ten goede als er naar buiten toe een eenduidige boodschap wordt uitgedragen. Wijk je daar vanaf, dan wordt dat soms niet door de andere OR-leden gewaardeerd. En bestuurders vinden het meestal wel prettig, als ze vooraf weten wat de OR gaat communiceren. Dus, ook als het niet onder de geheimhouding valt, is het goed vooraf even goed af te stemmen binnen de OR en met de bestuurder met welk bericht je de achterban benadert.
Wij zijn er zelf voorstander van als OR-en zelfstandig aan de slag gaan met achterbanraadplegingen. Het goed uitvoeren van surveys (en goed interpreteren van de resultaten en passende vervolgacties uitvoeren) is echt een vak. Wanneer je het niet handig uitvoert, loop je het risico dat er veel werk in gaat zitten en het weinig of niets oplevert. Of, erger nog, je er onterechte verwachtingen mee wekt bij je collega’s.
Wil je als OR echt een achterbanraadpleging, dan is onze tip om dat zo veel mogelijk in samenwerking met jullie eigen HR- en/of communicatieafdeling te doen. Daar zit, als het goed is, de expertise hoe je zoiets goed doet. En de kans is veel groter dat als er dan wat uitkomt, het resultaat ook niet ter discussie gesteld zal worden door de bestuurderszijde van de tafel.
Zien jullie het niet zitten om met jullie eigen HR- en/of communicatieafdeling te werken of willen ze echt niet meewerken en hebben jullie wel een hele goede reden om toch een raadpleging te doen, dan kun je overwegen om het als OR zelfstandig aan te pakken. Kies dan wel voor betrekkelijk eenvoudige vragenlijstjes waarvan de interpretatie eenvoudig en eenduidig is.
Eerst ons antwoord vanuit de regelgeving, maar, omdat de formele regels niet altijd helpen om te komen tot het beste resultaat, volgt daarna ook nog een aanvullend advies hoe praktisch te handelen.
Voor de regelgeving kijken we altijd eerst naar Art. 20 uit de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Daarin staat dat jullie als OR geheimhouding moeten betrachten over zaken waarover door de bestuurder expliciet geheimhouding is opgelegd of over zaken waarvan je als OR zou kunnen veronderstellen dat ze onder de geheimhouding vallen. Uit die regel kun je opmaken dat de overige zaken niet onder de geheimhouding hoeft te betrachten en dus dat je die mag delen met je achterban. Kortom: als aan de OR geen geheimhouding is opgelegd over de documenten rondom de instemmingsprocedure en er is geen reden om te veronderstellen dat ze onder de geheimhouding vallen dan zou je ze in principe als OR mogen delen met de achterban.
Maar…. Wij vinden dat het niet de taak is van de OR om documenten die vanuit de bestuurder komen te delen met de medewerkers. Het delen van de informatie die daar in staat is aan de bestuurder. Er zit bovendien ook een risico aan als je die informatie door de OR wordt gedeeld, want dan zal ook van de OR verwacht worden om die informatie toe te lichten of zou zelfs het beeld kunnen ontstaan dat de OR (mede-)verantwoordelijk is voor de inhoud van de informatie. Documenten die vanuit de bestuurder komen zouden wij dus nooit zelf als OR delen met de medewerkers. Wel zou je als OR afspraken kunnen maken met de bestuurder hoe hij die informatie gaat delen.
Dan zijn er natuurlijk ook nog documenten die door de OR zelf zijn opgesteld. Wij vinden het belangrijk dat een OR aan de medewerkers die hen gekozen hebben moet laten zien hoe de OR de taak als hun vertegenwoordiging invult. Dus in het algemeen is het natuurlijk wel een goed idee als de OR op de een of andere manier laat weten aan de achterban welke acties er zijn ondernomen door de OR zelf. De eenvoudigste manier is om de door de OR opgestelde documenten gewoon te verspreiden, maar dat is lang niet altijd de beste keuze. Het kan nl. zijn dat dat het communicatieproces van de bestuurder verstoort, er in de documenten van de OR informatie staat die onder de geheimhouding valt of het om andere reden tot ongewenste effecten leidt. Kondig daarom altijd even vooraf aan bij de bestuurder dat je bepaalde informatie wil gaan verspreiden en geef de bestuurder de gelegenheid om zijn gezichtspunt daarop te laten weten. Strikt gesproken kan hij jullie (meestal) niet verbieden om de door jullie zelf opgestelde documenten te verspreiden, maar hij zou bijvoorbeeld wel tekstsuggesties kunnen doen of afspraken met jullie kunnen maken over het moment van verspreiden. Daarover kunnen jullie dan zelf weer besluiten of jullie die willen overnemen of niet. Wij noemen dit de ‘omgekeerde adviesvraagplicht’. Als een bestuurder iets wil doen in de organisatie wat impact heeft moet hij volgens de WOR advies vragen aan de OR. Dan is ook logisch dat voor jullie als OR iets doen wat impact kan hebben (informatie verspreiden) je de bestuurder in de gelegenheid stelt om zijn advies daarover te geven. In beide gevallen geldt dan: degene die advies vraagt moet dat advies vervolgens serieus nemen, maar is niet verplicht het over te nemen. Goed om daarbij nog even te vermelden is dat je door zo te handelen als OR ook de grootste ergernis voorkomt, want mij ervaring is dat niets de relatie tussen OR en bestuurder meer kan verstoren dan onverwacht en onaangekondigd belangrijke informatie verspreiden.
De WOR is eigenlijk heel onduidelijk op allerlei gebieden en zo ook op dit punt. De term ‘zonder last of ruggespraak’, waar vaak over gesproken wordt, staat nergens in de WOR. Het komt er dan dus uiteindelijk op neer wat de (C)OR-leden hier met elkaar over afspreken. De enige ‘hint’ die er in de WOR te vinden is dat een OR (elke OR, dus ook GOR’s en COR’s) wordt ingesteld ‘in het belang van de onderneming in al zijn doelstellingen’. Ook een COR is dus ingesteld ‘in het belang van de ‘onderneming’. Niet onlogisch is dat van de leden van zo’n COR wordt verwacht dat ze zich bezig houden met het belang van (de medewerkers) in die hele onderneming en niet allemaal afzonderlijk voor een (verschillend) deel van die medewerkers. Maar, verboden is het ook niet om alleen voor je eigen afdeling (of je eigen OR) op te komen. Er valt dus ook te verdedigen dat (C)OR vindt dat die (C)OR het beste het belang van de onderneming kan dienen door alle leden te laten opkomen voor hun eigen achterban. Dat zien we ook vaak genoeg gebeuren: OR-leden in een gewone OR die primair opkomen voor de belangen van de vakbond waardoor ze zijn afgevaardigd, of OR-leden die primair opkomen voor de kiesgroep waar ze uit gekozen zijn.
In aanvulling: dit strookt niet met de visie van Atim. Wij vinden dat OR-leden zich met z’n allen zouden moeten inzetten voor de onderneming als geheel waarvoor die OR is ingesteld. Maar het woord ‘vinden’ zegt in die zin al genoeg: dat is ook ‘maar’ een mening. Je kunt daar ook een andere visie op hebben.
In aanvulling: dit strookt niet met de visie van Atim. Wij vinden dat OR-leden zich met z’n allen zouden moeten inzetten voor de onderneming als geheel waarvoor die OR is ingesteld. Maar het woord ‘vinden’ zegt in die zin al genoeg: dat is ook ‘maar’ een mening. Je kunt daar ook een andere visie op hebben.
Een OR mag vrij communiceren met zijn achterban. Alleen over de informatie die de OR heeft gekregen onder geheimhouding mag niet worden gecommuniceerd. Een uitleg van de stappen die de OR heeft ondernomen, de criteria die de OR heeft gehanteerd en de eindconclusie die door de OR is getrokken kan daarom eigenlijk nooit onder de geheimhouding vallen. Dat is immers informatie vanuit de OR en niet vanuit de bestuurder. Daarbij komt dat informatie die al bekend is gemaakt aan de achterban door de bestuurder natuurlijk ook nooit onder de geheimhouding kan vallen. In de meeste gevallen zal de informatie in een adviesbrief van een OR dan ook niet onder de geheimhouding vallen, zeker niet als een reorganisatie eenmaal bekend is gemaakt onder de medewerkers.
Het is echter niet uitgesloten dat in een adviesbrief informatie te vinden is die (nog) wel onder de geheimhouding valt. Bijvoorbeeld geheime strategische informatie of geheime plannen voor de toekomst waarover nog geen definitief besluit is gevallen. Stellen dat alle informatie in een adviesbrief onder de geheimhouding valt is echter niet reëel. Ik zou de bestuurder dan ook specifiek vragen welke elementen in de brief onder de geheimhouding vallen en ook waarom. Over de rest kun je dan wel vrij communiceren.
Is er niets in de brief wat onder de geheimhouding valt dan zijn er goede redenen om de adviesbrief integraal bekend te maken aan jullie achterban. Via die brief kun je als OR immers demonstreren hoe je je werk hebt aangepakt en ik vind dat je die uitleg verschuldigd bent aan de mensen die je vertegenwoordigt. Ik denk bovendien dat, omdat jullie positief advies hebben uitgebracht, de inhoud van de adviesbrief de bestuurder kan steunen en het draagvlak voor de verandering kan vergroten. Risico van de adviesbrief bekendmaken is echter wel dat je als OR lastige vragen kunt gaan krijgen vanuit de achterban. Door de brief niet bekend te maken loop je dat risico natuurlijk niet, maar of dat opweegt tegen de nadelen? O ja, maak je als OR de adviesbrief bekend en krijg je als OR-lid een lastige vraag hou je dan bij het uitleggen van de overwegingen en conclusies van de OR en ga niet de plannen van de bestuurder verdedigen. Dat laatste is immers niet jullie taak maar die van het management. Verwijs een achterbanlid met een inhoudelijke vraag dan ook naar zijn leidinggevende of de bestuurder.
Tenslotte: verstandig om de communicatie vanuit de OR met de achterban even af te stemmen met de bestuurder. Dat betekent echter niet dat je als OR niet je eigen overwegingen kunt maken en kunt afwijken van wat de bestuurder wil. Mijn advies is echter om, als je afwijkt, dat dan wel tijdig aan te kondigen en ook je overwegingen daarbij bekend te maken zodat de bestuurder niet verrast wordt.
Vanuit de Wet op de ondernemingsraden worden geen vormeisen gesteld aan een jaarverslag van de OR. Het is wel logisch om in zo’n jaarverslag tenminste een overzicht te geven van de werkzaamheden van de OR in het afgelopen jaar en dan met name van de behandelde onderwerpen. Maar hoe je dat presenteert mag je als OR zelf weten. Je mag zelf kiezen wat bij jullie past: een jaarverslag bestaande uit OR-vergaderverslagen met een nietje erdoor of uitgebreide knutselwerken, fotoreportages, kwartetspellen of, iets wat daar ergens in het midden ligt.
Voor veel OR-en is het uitbrengen van een jaarverslag een (extra) moment om zich te presenteren en het contact met de achterban aan te halen. Het uitbrengen van het jaarverslag wordt dan vaak gecombineerd met bijvoorbeeld een lezing of een borrel. Nodig is dat niet, maar voor het contact met de achterban meestal wel goed.
De enige gesprekspartner van de OR is de bestuurder. De adviesaanvraag hebben jullie, als het goed is, ook via de bestuurder ontvangen. De informatie die jullie van de bestuurder ontvangen, is de enige versie waarover je als OR wordt gevraagd advies te geven.
In het proces van behandelen van de adviesaanvraag, kunnen jullie allerlei zaken constateren, zoals bijvoorbeeld:
Wanneer de informatie volledig is en overeenkomt met eerder gekregen informatie en helder en volledig beschreven is, kun je als OR aan de slag met de volgende stap van het behandelen van de adviesaanvraag.
Wanneer de informatie onvolledig is, is het goed dit zo snel mogelijk aan de bestuurder te melden. Beschrijf dan concreet welke informatie je mist en als het goed is, kunnen jullie ook verwoorden waarom deze informatie van belang is.
Het kan ook zo zijn, dat de ontvangen informatie zeker volledig is, maar op de één of andere manier verrast of afwijkt. Goed om te onthouden: Het is niet aan de OR om uit te zoeken wat de juiste informatie is. Wel is het goed deze constatering aan de bestuurder voor te leggen en wat hiervan de consequentie is. Geeft dit onrust? Zal dit belemmerend kunnen zijn in de uitvoering? Het is aan de bestuurder om dit eventueel verder uit te zoeken en de OR uit te leggen op welke manier hij jullie zorg hierover meeneemt.
Formeel gesproken: de OR mag zijn eigen werkwijze rond agenda’s en (jaar)verslagen bepalen, maar moet dat wel vastleggen in het eigen reglement. In WOR14 staat dat agenda’s en verslagen ‘bekend gemaakt moeten worden aan alle in de onderneming werkzame personen’. Wat je voorstelt (beschikbaar via een contactpersoon in plaats van op intranet) lijkt me formeel niet vallen onder ‘bekend maken’. Nu is die term niet in de wet gedefinieerd, maar het lijkt me dat dit meer is dan informatie op verzoek doorsturen, waarbij er ook nog getoetst wordt of iemand recht heeft op die info. (Dat lees ik niet in je tekst, maar ik vermoed dat dit wel de bedoeling is.)
Je kunt dit ook opmaken uit de toelichting van de SER op het voorbeeldreglement, waarin op bladzijde 76 staat:
Voor bekendmaking van het verslag binnen de onderneming zijn verschillende methoden denkbaar, die kunnen variëren van het ter inzage leggen of het ophangen op prikborden tot beschikbaarstelling aan alle in de onderneming werkzame personen per interne post, al dan niet via de mail, intranet of op andere digitale wijze. De secretaris kiest voor een methode die de werknemers in staat stelt op eenvoudige en efficiënte wijze van het verslag kennis te nemen.
Vooral die laatste bijzin lijkt relevant.
Daar komt bij dat er niet staat dat de OR moet voorkomen dat agenda’s en verslagen bij anderen dan alle in de onderneming werkzame personen terecht komen.
Dus nee, volgens ons lijkt de voorgestelde manier van werken niet binnen de wet te passen. Voor zover ons bekend is dit nog niet door een rechter getoetst, dus het zou kunnen dat er adviseurs zijn die hier anders over denken. Wel heeft de bedrijfscommissie zich eerder uitgesproken over delen van agenda’s en verslagen binnen de politie (link).
Dan de praktische kant. De verslagen zijn bedoeld als terugkoppeling en verantwoording aan de mensen die de OR vertegenwoordigt. Het inbouwen van een drempel kan de verbinding tussen kiezer en gekozene verzwakken. Dit lijkt me niet in het belang van goede medezeggenschap. (Vergelijk het met verslagen van de gemeenteraad of de Tweede Kamer; die zijn niet voor niets openbaar.) Door deze manier van werken loopt de OR het risico het verwijt te krijgen om niet-transparant te zijn.
Jouw vraag maakt ons dan ook benieuwd naar de achtergrond van je vraag. Waarom wil je extra controle houden t.a.v. het delen van agenda’s en verslagen? We kunnen ons voorstellen dat de OR niet wil dat gevoelige informatie bijvoorbeeld bij de media terecht komt. De gebruikelijke oplossing hiervoor is om die informatie niet in het publieke verslag op te nemen (en wel, waar nodig, in notulen). Op die manier kan je de drempel naar de kiezers zo laag mogelijk houden. Het is immers al ingewikkeld genoeg om het contact tussen OR en de collega’s te leggen en behouden.
Daar komt bij dat, als iemand een verslag met de buitenwereld zou willen delen, dit nog steeds kan, ook als het verslag niet rechtstreeks op intranet staat.
Tenslotte schatten wij in dat de door jou voorgestelde werkwijze ook extra werk oplevert. Iemand (vermoedelijk de AS) moet de informatieverzoeken beoordelen. Wie heeft er recht op? Dit vastleggen en vervolgens uitzoeken betekent een hogere drempel, en dat is weer niet ‘eenvoudig en efficiënt’, vergeleken met een blik op intranet.
Kortom: wij hebben het grote vermoeden dat wat je voorstelt niet binnen de wet past, en ook meer praktische nadelen dan voordelen heeft.
Ben je nog geen lid, maar heb je wel een vraag? Neem dan gerust contact met ons op. Je eerste vraag beantwoorden we altijd gratis. Wij komen zo snel mogelijk bij je terug met een antwoord!
Vragen die wij hier publiceren zijn aan ons gesteld door de leden van onze helpdesk Atim Paraat. Als OR kun je een jaarabonnement op Atim Paraat nemen. Je geniet van de volgende voordelen:
